Un collaborateur remplit chaque jour le même tableau de suivi dans Excel. Il connaît les colonnes, retrouve ses données sans hésiter. Puis une formule renvoie une erreur, ou un nouveau calcul s’impose, et il appelle un collègue. Utiliser un logiciel tous les jours ne dit presque rien de ce que l’on en maîtrise réellement. Pour un responsable RH ou formation, c’est le point de départ de toute réflexion sur la formation Excel.
Débutant, intermédiaire, avancé : des repères imparfaits
Excel réunit des outils très différents : calculs, formules, graphiques, mise en forme, tri, filtres, tableaux croisés dynamiques. Une personne peut en dominer certains et ignorer presque tout des autres. Un salarié qui produit des graphiques lisibles peut ne pas maîtriser l’usage d’une référence de cellule dans une formule.
Les niveaux « débutant », « intermédiaire » et « avancé » servent de repères, mais ils écrasent cette diversité sous une seule étiquette. Deux salariés classés « intermédiaires » n’ont pas forcément les mêmes lacunes. Avant de choisir un programme, mieux vaut donc savoir ce qui est acquis, et ce qui reste à construire.
Mesurer les acquis avant de bâtir le programme
Une démarche de formation Excel en entreprise gagne à commencer par un état des lieux. Dophis, organisme de formation, propose pour cela un test de niveau fondé sur l’auto-évaluation : le participant répond à un questionnaire qui parcourt les fonctionnalités du logiciel, thème par thème.
Les thèmes couvrent notamment les calculs, les formules, les classeurs et les feuilles, les graphiques, la mise en forme, la saisie des données, les tableaux croisés dynamiques, le tri et les filtres. À la fin, une synthèse affiche le pourcentage d’acquis pour chaque thème, en tableau et en graphique.
Attention à ce que mesure cet outil : il restitue ce que le participant déclare savoir faire, pas ce qu’il réussirait devant un fichier réel. C’est une photographie des connaissances perçues, utile pour ouvrir la discussion, pas un examen.
Lire les résultats thème par thème
La synthèse rend visibles des écarts qu’un niveau global masque. Un score élevé en mise en forme peut côtoyer un score faible en formules. Dans une équipe qui suit des dossiers de formation, deux personnes peuvent afficher le même score global avec des profils opposés sur un même logiciel.
Ces résultats orientent le contenu. Si les formules sont peu maîtrisées, le programme peut prévoir du temps sur les calculs et les références de cellules. Si ce socle est solide, la place revient à l’organisation des données ou aux tableaux croisés dynamiques.
La lecture par thème aide aussi à constituer les groupes. Deux collaborateurs au pourcentage global voisin peuvent avoir des acquis opposés : l’un fort en graphiques, l’autre en tris et filtres. Le détail montre sur quels sujets ils peuvent progresser ensemble.
Pour la personne qui prépare le plan de formation, ces repères peuvent limiter le risque de consacrer des heures à des notions déjà connues. Ils permettent aussi de distinguer les thèmes largement acquis de ceux qui réclament davantage de pratique, et de répartir le temps en conséquence.
Une formation en intra-entreprise, calée sur le groupe
Le test sert de base pour évaluer son niveau sur Excel puis ajuster le programme : du temps pour les connaissances à acquérir, un approfondissement pour les fonctionnalités utiles aux participants. Chez Dophis, les formations se déroulent en intra-entreprise, pour une personne ou pour un groupe d’une même structure. Elles ont lieu dans les locaux de l’entreprise en Auvergne-Rhône-Alpes, ou à distance dans toute la France.
Le contenu et le rythme s’adaptent alors au groupe. Selon les acquis repérés, certains sujets reprennent les bases, d’autres montent en puissance vers des fonctionnalités plus avancées.
Travailler sur ses propres fichiers
Pendant la séance, les exercices peuvent s’appuyer sur les fichiers professionnels des participants, ou sur des exemples proches de leur activité. Une équipe RH travaille par exemple sur un tableau de suivi des formations, une liste de collaborateurs ou une synthèse par service.
Les fonctions prennent alors un sens immédiat : filtrer les salariés d’un établissement, calculer un total d’heures, synthétiser des données dans un tableau croisé dynamique. Pour la personne chargée du suivi des formations, apprendre à organiser une liste et à produire une synthèse par service donne une méthode réutilisable à la prochaine mise à jour de son tableau.
Questions fréquentes
Le test de niveau remplace-t-il un entretien avec le formateur ? Non. Il repose sur l’auto-évaluation et donne un point de départ chiffré par thème, que le formateur peut ensuite affiner avec le groupe, par exemple par des exercices pratiques.
Faut-il le faire passer à toute l’équipe ? Cela peut aider à comparer les profils thème par thème et à constituer des groupes cohérents plutôt que de s’appuyer sur un niveau global.