GED RH
pourquoi est-ce indispensable ?
Dossier RH – Septembre 2023
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GED RH : pourquoi les RH ne peuvent pas échapper à la GED ?
Pour les DRH et responsables RH, la GED (Gestion Électronique des Documents), appliquée aux problématiques Ressources Humaines est souvent la meilleure réponse aux questions suivantes :
- Quelles méthodes adopter pour minimiser les dépenses opérationnelles ?
- Comment veiller à la conformité aux normes du RGPD et à la législation du travail ?
- Quelles stratégies mettre en place pour optimiser la préparation d’un audit des ressources humaines ?
- Comment séduire et fidéliser les professionnels de talent ?
- Quelles solutions pour appuyer les membres de l’équipe qui travaillent à distance ou qui sont souvent en déplacement ?
- Comment établir une collaboration fructueuse avec des spécialistes tels que des experts-comptables et des avocats ?
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Conserver les documents RH de manière structurée
Un outil de GED RH permet de regrouper tous les dossiers des employés en un seul endroit, quels que soit leurs types :
- Scanner, indexer et archiver tous les dossiers papier des employés au format numérique
- Classer les fichiers tels que Word, Excel, PDF,… par un simple glisser-déposer depuis son poste de travail.
- Créer, partager et compléter ses formulaires électroniques en ligne
- Accéder à l’information en tout lieu et à tout moment
Organiser efficacement ses fichiers et dossiers :
- Définir son propre système de classement afin que les documents soient bien organisés
- Adopter une méthode cohérente pour nommer les fichiers et dossiers
- Pré-définir un modèle de dossier Employé et le dupliquer automatiquement pour les nouvelles embauches
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La GED RH pour fluidifier le processus d’embauche
La GED RH permet de renforcer les capacités de son équipe de recrutement.
Fluidifier votre processus d’embauche
- Disposer des éléments clés des processus RH à l’aide de rapports personnalisables fournissant uniquement les informations utiles
- Accéder instantanément aux données et fichiers historiques grâce à de puissantes capacités de recherche et de filtrage
Optimiser chaque étape du processus
- Demande d’embauche.
Compléter un formulaire électronique de demande d’embauche pour informer les RH et les cadres supérieurs qu’un nouveau recrutement est nécessaire.
- Processus de sélection
Partager les données des candidats (CV, lettre de candidature) de façon confidentielle via un workflow afin de faciliet les prises de décisions collaboratives.
- Entretien d’embauche
Créer son d’évaluation pour chaque profil de poste et candidat.
- Recrutement
Personnaliser des modèles de documents (promesse d’embauche, contrat type, courrier de réponse …) pour gagner en efficacité dans les missions administratives.
- Signature des contrats en ligne
Finaliser le processus d’embauche en signant de façon électronique les contrats de travail.
- Intégration
Assigner des listes de tâches à ses collaborateurs pour assurer que le nouvel employé dispose de toutes les informations et outils nécessaires à son arrivée.
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Intégrer et motiver plus efficacement vos nouvelles recrues
Votre solution GED RH va vous permettre de préparer et de favoriser l’arrivée des nouvelles recrues grâce à des parcours d’intégration fluides et personnalisés.
Concevoir des parcours uniques et personnalisés pour intégrer les nouveaux employés plus rapidement, plus efficacement.
- Automatiser la liste des tâches à réaliser par les collaborateurs ou de tout document nécessitant une approbation à l’aide de workflows.
- Anticiper l’affectation et l’organisation des bureaux, des ressources et du matériel (ordinateur, téléphone, fournitures, mots de passe, badge de sécurité, cartes de visite, …).
- Créer un portail électronique en libre accès pour que les employés disposent des principaux documents RH et formulaires électroniques (ex: demande de congés…) facilement.
- Conserver toutes les informations dans une base de données centralisée des dossiers des employés pour une utilisation ultérieure et pour une révision facile et dans le respect du RGPD.
- Suivre l’état d’avancement du processus d’intégration de chaque nouvelle recrue grâce à des capacités avancées d’audit et de reporting.
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Optimiser l’efficacité de ses employés avec la GED RH
Ce que permet la GED RH : mettre à disposition un portail en libre-accès pour donner aux employés les outils et les informations nécessaires pour accomplir leurs tâches de manière efficiente et autonome.
Utiliser un intranet pour délivrer des informations utiles à vos employés
- Personnaliser le portail Intranet RH avec le logo de son organisation. Ajouter des groupes spéciaux et des niveaux de permission pour la création de tâches et publication de contenu.
- Publier du contenu directement depuis son poste de travail en utilisant le glisser-déposer
- Communiquer instantanément des informations et des documents RH à ses collaborateurs grâce à des notifications automatiques en temps réel.
- Rechercher et retrouver des documents instantanément et les mettre à jour si nécessaire.
Les outils de GED RH vont vous permettre de disposer d’un accès en ligne immédiat aux principaux documents RH :
- Actualité de l’entreprise
- Q&R sur la paie ou le salaire
- Répertoire des employés
- Supports de formation
- Process et règlement intérieurs
- Assurance maladie
- Offres d’emploi
- Sécurité
- Formulaires électroniques
- Informations produits et services
- Modèles et templates
Avec la GED RH : bénéficier d’un puissant moteur de workflow pour fluidifier les processus de gestion des ressources humaines
- Mettre en œuvre simplement tout processus d’entreprise avec les étapes requises, les actions et les conditions préalables et postérieures
- Notifier les personnes concernées des actions requises par courrier électronique
- Permettre aux utilisateurs de valider/refuser ou de déléguer une tâche
- Alerter automatiquement les utilisateurs quand les tâches sont en retard
- Permettre aux administrateurs de voir rapidement l’état d’avancement d’un workflow d’approbation
- Permettre aux utilisateurs de mettre à jour n’importe quel processus en ajoutant à la volée des étapes et des assignés, en joignant des documents, en paramétrant des dates d’échéance, etc.
Concevoir et partager tous types de formulaires électroniques
- Bénéficier d’un outil de création de formulaires électroniques intuitif pour automatiser la collecte des données, leur approbation et leur gestion
- Choisir parmi une grande variété de champs pour concevoir des formulaires personnalisés :
- Cases à cocher
- Boutons radio
- Listes déroulantes
- Champ d’adresse
- Date
- Photo
- Signature
- …
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Améliorer la sécurité globale et la confidentialité
Avec la GED, protéger vos documents RH confidentiels de l’entreprise et des employés.
Exemples de possibilités proposées par les logiciels GED :
- Activer des droits d’accès sécurisés et le cryptage des données afin de limiter la visibilité des informations sensibles (paie,BDES, etc.).
- Assurer la sécurité des données des collaborateurs à distance, des bureaux régionaux ou du personnel itinérant, avec une double authentification et un cryptage de transit des données.
- Bénéficier d’une infrastructure cloud ultra-sécurisée.
- Tirer profit d’un composant coffre-fort numérique.
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Passer au zéro papier
Avec des solutions GED RH vous allez réduire significativement votre consommation papier, les coûts et les contraintes qui y sont liés
Les avantages de la dématérialisation
- Amélioration de la gestion et du traitement des formulaires
- Productivité accrue : éviter les documents perdus, détruites ou mal classés
- Accès rapide à des information à jour et centralisées à un même endroit
- Gain de temps – recherche de documents et consultation des archives optimisée, moins de données à ressaisir
- Réduction des coûts et retour sur investissement rapide avec la suppression du papier et des espaces d’archivage physiques
- Démarche environnementale positive pour l’image
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Respecter les normes en vigueur
Maintenir sa conformité avec les réglementations en vigueur en constante évolution
Assurer sa conformité aux normes en vigueur :
- Réduire le risque que les documents soient consultés par du personnel non autorisé et s’assurer de respecter les périodes de conservation des documents RH prescrites par la loi.
- Respecter les délais de conservation prescrits par la loi en définissant la durée de conservation des documents
- Assurer la protection et l’utilisation transparente des données personnelles et salariales des employés (RGPD)
- Simplifier le traitement des exigences en matière d’audit des ressources humaines
- Conserver une liste de contrôle de conformité des RH