Qu’est-ce que l’ECM ou gestion du contenu d’entreprise ?

Définition ECM

La  gestion du contenu d’entreprise (même en France, on utilise souvent le terme anglais Enterprise Content Management ou ECM) est l’ensemble des méthodes, outils et des process mis en place au sein d’une entreprise ou d’une organisation pour gérer numériquement tous les documents / contenus d’une entreprise.

Un outil / une solution ECM est une peltiforme digitale (logiciels, applis…) qui permet de prendre en charge la gestion du contenu (des document) de l’entreprise.

Grâce aux solutions ECM, tous les documents (contenus) de l’entreprise vont pouvoir être :

• Capturés
• Traités de façon automatisée
• Stockés
• Sécurisés
• Diffusés (que ce soit auprès des salariés, des clients, des partenaires, des fournisseurs…)

 Toute entreprise / organisation possède une énorme quantité d’informations (contenus). Bien sûr il y a les éléments comptables et administratifs qui sont conservés, mais il y a aussi les dossiers clients, l’historique des relations avec les clients et fournisseurs, les plans d’actions, les rapports de fin d’année, les référentiels, les procédures, les bases de données, les images, les présentations, les vidéos, les journaux internes… Et il ne s’agit là que de quelques exemples. La liste présentée ici est loin d’être exhaustive.

Qui plus est, tous ces documents existent sous des formats parfois très différents : papier, e-mail, fichier Word, PDF, tableau Excel, Power Point, fichier images, pages web…

Enfin, ils peuvent être stockés dans des outils différents: SIRH pour les documents RH, CRM pour les services commerciaux, logiciel comptable…

Bien évidemment toutes ces informations représentent un vrai atout pour votre entreprise. Encore fait-il pouvoir retrouver le bon contenu au bon moment ! Si l’ensemble de ces informations n’est pas digitalisé et parfaitement organisé, cela revient parfois à chercher une aiguille dans une botte de foin. C’est là qu’intervient l’ECM.

L’accès rapide à tous les documents, le traitement automatisé (que ce soit au niveau de la conception, du traitement ou de la diffusion) permettent des gains d’efficacité, et donc de rentabilité, très importants.

Les bénéfices

Amélioration de la productivité des équipes

L’accès facile et rapide aux contenus de l’entreprise, pour toute personne autorisée, depuis tous types de devices (ordinateur, smartphone, tablette) engendre un important gain de temps et d’efficacité.

Accélération du workflow

L’ECM permet d’automatiser des tâches à forte consommation de temps comme le tri manuel de documents ou l’entrée de métadonnées, la distribution des contenus aux bon interlocuteur (équipe projet, chaine de validation, …)

Amélioration de la relation client

L’ECM permet une amélioration de la relation client.  L’outil favorise l’interaction avec vos clients en accélérant le processus d’approbation, en minimisant les temps d’attente pour la gestion des dossiers, en permettant aux d’accéder à leurs dossiers / information depuis leur ordinateur ou leur téléphone et bien d’autres aspects.

Optimisation de la sécurisation des données

L’ECM va conduire à mettre en œuvre, de manière homogène, des protocoles de gouvernance du contenu au travers de tous les systèmes de stockage et les espaces de partage de fichiers, grâce à une solution intégrée, complète et modulable.