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Définition

Flex Office

Le flex office, c’est quoi ?

 

Le flex office ou « bureau flexible », est une organisation des espaces de travail au sein de laquelle les collaborateurs n’ont plus de bureau attitré, mais travaillent au sein de bureaux communs et partagés, que ce soit en open space / plateau, ou en espaces individuels cloisonnés.

En arrivant au travail, le salarié s’installe où il le souhaite, là où une place est disponible. Lorsqu’il repart, il doit bien entendu laisser un bureau totalement vide (« clean desk ») afin qu’un autre « usager » puisse s’y installer.

On dit « flex office » mais on peut dire aussi : « bureau flexible » ou « flex desk » ou « flex » tout court ou encore « desk sharing ».

Le flex office fait donc référence à une façon plus souple de travailler au sein de l’entreprise mais aussi à la façon dont les collaborateurs peuvent travailler en dehors du bureau, de façon nomade : télétravail depuis leur domicile ou un autre lieu de résidence, depuis un espace de coworking…

En résumé, le « flex » est une organisation plus souple, plus modulable du travail que ce soit :

  • Au sein de l’entreprise (plus de bureau attitré ou de place fixe)
  • En dehors de l’entreprise (télétravail).

Ce type d’organisation peut concerner divers niveaux hiérarchiques de l’entreprise. Les membres de la direction générale ou du comité de direction peuvent être concernés.

 

Principes de fonctionnement du bureau partagé : une organisation par zone

 

Au sein de l’entreprise qui fonctionne en flex office, les locaux sont généralement répartis par zones spécifiques (on parle de « zoning » pour rester dans les termes anglo-saxons). Chaque zone est affectée à une équipe et /ou à un objectif spécifique.

Ainsi, en fonction de la tâche qu’il a à accomplir à un instant t, un salarié peut décider de s’installer dans telle ou telle zone.

Par exemple, on peut mettre en place des zones spécifiques pour des activités telles que :

  • Le travail individuel nécessitant une ambiance calme pour favoriser une bonne concentration
  • La gestion des aspects administratifs
  • Les visios ou appels téléphoniques (salles dédiées ou cabines de type phonebooths)
  • Les réunions, le travail collaboratif
  • Les rendez-vous avez des personnes extérieures à l’entreprise (clients, candidats, fournisseurs).
  • La détente, la pause-café…

 

flex office

La mise en place d’une organisation flex office

 

La mise en place du flex office a besoin d’être planifiée avec soins. Elle demande :

  • L’adhésion des collaborateurs de l’entreprise, indispensable pour envisager une modification profonde des habitudes de travail (même si, à ce niveau-là, les contraintes organisationnelles liées à la crise Covid et à la période de confinement ont fait une partie du travail en habituant beaucoup de salarié à travailler depuis leur domicile).
  • La mise en place d’une solution digitale d’organisation des plannings (qui est où à quel moment : au bureau ou en mode nomade) et de réservation d’espaces de travail collaboratifs par exemple.
  • Au-delà de l’aspect de gestion des plannings, de nombreux aspects RH sont impactés (GTA, bien-être au travail, réception des candidats, onboarding…). Un SIRH performant sera donc nécessaire.
  • Une solution GED (Gestion Électronique des Documents) efficace. En effet, les collaborateurs ne peuvent plus stocker des documents papier (ils n’ont plus ni bureau attitré, ni armoire). Le flex office implique donc une digitalisation de l’ensemble des documents de l’entreprise.

Plutôt pour les cadres et les grandes entreprises

 

Le flex office n’est pas la solution idéale pour tout le monde !

Selon une étude menée par l’ESSEC en 2021, seul 5% des personnes interrogées (occupant un bureau tous statuts confondus) décrivent le « flex office » comme le bureau idéal alors que 80 % d’entre elles préfèrent le système du bureau attitré.

On constate une forte relation entre les facteurs sociaux -professionnels et la façon dont les salariés perçoivent leur espace de travail. Les cadres sont ceux qui sont le plus attirés par le flex office.

Le flex office concerne principalement, en 2023, de grosses entreprises. Voici des exemples de grandes entreprises qui ont opté pour ce sytème : Axa, BNP Paribas, BMW, Peugeot, Bouygues Telecom…

 

 

Bénéfices attendus

 

  • Le premier objectif des entreprises qui adopte le flex office est de réaliser des économies sur les dépenses immobilières de l’entreprise (qui est souvent le 2ème poste de dépense de l’entreprise après les salaires). Les salariés ne sont pas tous présents en même temps dans les locaux. L’entreprise a donc besoin de moins de surface allouée aux collaborateurs.
  • L’économie de loyer va de pair avec une diminution des charges (chauffage, électricité).

 

S’il est bien mené et que le contexte est favorable, le flex office peut aussi permettre :

  •  Favoriser le bien être des salariés (moins de temps passé dans les transports, possibilité de combiner le travail avec des contraintes personnelles)
  • Améliorer la collaboration entre les salariés, en favorisant le lien social et le partage d’idées.

 

Les risques potentiels

 

  • Risque n°1 : une perte de motivation chez certains salariés, notamment ne cas d’abus du télétravail.

Solution : L’organisation doit être souple : certains salariés vont avoir du mal à passer plus d’une journée par semaine chez eux sans perte de motivation. L’entreprise doit donc être en capacité de les accueillir quasiment tous les jours.

 

  • Risque n°2 : une perte d’adhésion à la culture et aux valeurs de l’entreprise.

Solution : Une entreprise qui travaille en flex office doit s’assurer de conserver un lien fort entre et avec ses collaborateurs (lien entre les collaborateurs eux-mêmes et lien entres les collaborateurs et la culture d’entreprise). Il est donc nécessaire d’organiser des évènements fédérateurs forts.

 

  • Risque n°3 : le bruit

Si l’entreprise ne dispose que d’un plateau en open-space : le bruit ambiant peut générer un stress chronique chez certains collaborateurs.

Solution : la mise en place d’une organisation par zones (zoning) évoquée précédemment.

 

  • Risque n°4 : l’aspect social d’une zone de travail.

Des salariés sont attachés à « leur » espace de travail (et avoir des photos sur leur bureau, être assis toujours auprès du même collègue…). La perte de ces repères, inerrante au bureau flexible peut être une source d’insatisfaction.

Solution : une adhésion des salariés au projet de flex office est nécessaire.

 

  • Risque n°5 : la difficulté du management à distance

Solution : formation spécifique des managers pour les former au management à distance.

 

  • Risque n°6 : les risques techniques liés à la digitalisation totale du travail

Le flex office implique une digitalisation totale : digitalisation des documents papier, mise en place d’applications dédiées, utilisation exclusive d’outils digitaux. Aussi, la « bonne santé » du réseau, des applis et du système informatique dans son ensemble est indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise

Solution : investir dans des solutions digitales / informatique fiables et stables. S’assurer (que ce soit via des compétences internes ou des prestataires externes) d’une grande réactivité en cas de problème.

 

  • Risque n°7 : la course à la place

Si le nombre de place disponibles est insuffisant, il se peut que certains salariés aient du mal à trouver un poste de travail quand ils en ont besoin. Cela peut générer une « course à la place » ce qui est un facteur de stress important pour les collaborateurs (le fait de devoir batailler pour travailler correctement est évidemment un facteur de démotivation).

Solution : planifier avec soin (qui est présent à quel moment, dans quels espace) et prévoir suffisamment d’espace de travail (même si l’intérêt financier de l’entreprise va dans le sens d’une réduction de l’espace).

Sources :

 

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