GED RH

Conserver les documents RH de manière structurée

Un outil de GED RH permet de regrouper tous les dossiers des employés en un seul endroit, quels que soit leurs types :

• Scanner, indexer et archiver tous les dossiers papier des employés au format numérique
• Classer les fichiers tels que Word, Excel, PDF,… par un simple glisser-déposer depuis son poste de travail.
• Créer, partager et compléter ses formulaires électroniques en ligne
• Accéder à l’information en tout lieu et à tout moment

Organiser efficacement ses fichiers et dossiers :

• Définir son propre système de classement afin que les documents soient bien organisés
• Adopter une méthode cohérente pour nommer les fichiers et dossiers
• Pré-définir un modèle de dossier Employé et le dupliquer automatiquement pour les nouvelles embauches

La GED RH pour fluidifier le processus d’embauche

La GED RH permet de renforcer les capacités de son équipe de recrutement.

Fluidifier votre processus d’embauche

• Disposer des éléments clés des processus RH à l’aide de rapports personnalisables fournissant uniquement les informations utiles
• Accéder instantanément aux données et fichiers historiques grâce à de puissantes capacités de recherche et de filtrage

Optimiser chaque étape du processus

•  Demande d’embauche.

Compléter un formulaire électronique de demande d’embauche pour informer les RH et les cadres supérieurs qu’un nouveau recrutement est nécessaire.

• Processus de sélection

Partager les données des candidats (CV, lettre de candidature) de façon confidentielle via un workflow afin de faciliet les prises de décisions collaboratives.

• Entretien d’embauche

Créer son d’évaluation pour chaque profil de poste et candidat.

• Recrutement

Personnaliser des modèles de documents (promesse d’embauche, contrat type, courrier de réponse …) pour gagner en efficacité dans les missions administratives.

• Signature des contrats en ligne

Finaliser le processus d’embauche en signant de façon électronique les contrats de travail.

• Intégration

Assigner des listes de tâches à ses collaborateurs pour assurer que le nouvel employé dispose de toutes les informations et outils nécessaires à son arrivée.

Intégrer et motiver plus efficacement vos nouvelles recrues

Votre solution GED RH va vous permettre de préparer et de favoriser l’arrivée des nouvelles recrues grâce à des parcours d’intégration fluides et personnalisés.

Concevoir des parcours uniques et personnalisés pour intégrer les nouveaux employés plus rapidement, plus efficacement.

• Automatiser la liste des tâches à réaliser par les collaborateurs ou de tout document nécessitant une approbation à l’aide de workflows.
• Anticiper l’affectation et l’organisation des bureaux, des ressources et du matériel (ordinateur, téléphone, fournitures, mots de passe, badge de sécurité, cartes de visite, …).
• Créer un portail électronique en libre accès pour que les employés disposent des principaux documents RH et formulaires électroniques (ex: demande de congés…) facilement.
• Conserver toutes les informations dans une base de données centralisée des dossiers des employés pour une utilisation ultérieure et pour une révision facile et dans le respect du RGPD.
• Suivre l’état d’avancement du processus d’intégration de chaque nouvelle recrue grâce à des capacités avancées d’audit et de reporting.

Optimiser l’efficacité de ses employés avec la GED RH

Ce que permet la GED RH : mettre à disposition un portail en libre-accès pour donner aux employés les outils et les informations nécessaires pour accomplir leurs tâches de manière efficiente et autonome.

 Utiliser un intranet pour délivrer des informations utiles à vos employés

• Personnaliser le portail Intranet RH avec le logo de son organisation. Ajouter des groupes spéciaux et des niveaux de permission pour la création de tâches et publication de contenu.
• Publier du contenu directement depuis son poste de travail en utilisant le glisser-déposer
• Communiquer instantanément des informations et des documents RH à ses collaborateurs grâce à des notifications automatiques en temps réel.
• Rechercher et retrouver des documents instantanément et les mettre à jour si nécessaire.

Les outils de GED RH vont vous permettre de disposer d’un accès en ligne immédiat aux principaux documents RH :

• Actualité de l’entreprise
• Q&R sur la paie ou le salaire
• Répertoire des employés
• Supports de formation
• Process et règlement intérieurs
• Assurance maladie
• Offres d’emploi
• Sécurité
• Formulaires électroniques
• Informations produits et services
• Modèles et templates

Avec la GED RH : bénéficier d’un puissant moteur de workflow pour fluidifier les processus de gestion des ressources humaines

• Mettre en œuvre simplement tout processus d’entreprise avec les étapes requises, les actions et les conditions préalables et postérieures
•  Notifier les personnes concernées des actions requises par courrier électronique
•  Permettre aux utilisateurs de valider/refuser ou de déléguer une tâche
•  Alerter automatiquement les utilisateurs quand les tâches sont en retard
•  Permettre aux administrateurs de voir rapidement l’état d’avancement d’un workflow d’approbation
•  Permettre aux utilisateurs de mettre à jour n’importe quel processus en ajoutant à la volée des étapes et des assignés, en joignant des documents, en paramétrant des dates d’échéance, etc.

Concevoir et partager tous types de formulaires électroniques

• Bénéficier d’un outil de création de formulaires électroniques intuitif pour automatiser la collecte des données, leur approbation et leur gestion
• Choisir parmi une grande variété de champs pour concevoir des formulaires personnalisés :
• Cases à cocher
• Boutons radio
• Listes déroulantes
• Champ d’adresse
• Date
• Photo
• Signature
• …

Améliorer la sécurité globale et la confidentialité

Avec la GED, protéger vos documents RH confidentiels de l’entreprise et des employés.

Exemples de possibilités proposées par les logiciels GED :

• Activer des droits d’accès sécurisés et le cryptage des données afin de limiter la visibilité des informations sensibles (paie,BDES, etc.).
• Assurer la sécurité des données des collaborateurs à distance, des bureaux régionaux ou du personnel itinérant, avec une double authentification et un cryptage de transit des données.
• Bénéficier d’une infrastructure cloud ultra-sécurisée.
• Tirer profit d’un composant coffre-fort numérique.

Passer au zéro papier

Avec des solutions GED RH vous allez réduire significativement votre consommation papier, les coûts et les contraintes qui y sont liés

Les avantages de la dématérialisation 

• Amélioration de la gestion et du traitement des formulaires
• Productivité accrue : éviter les documents perdus, détruites ou mal classés
• Accès rapide à des information à jour et centralisées à un même endroit
• Gain de temps – recherche de documents et consultation des archives optimisée, moins de données à ressaisir
• Réduction des coûts et retour sur investissement rapide avec la suppression du papier et des espaces d’archivage physiques
• Démarche environnementale positive pour l’image

Respecter les normes en vigueur

Maintenir sa conformité avec les réglementations en vigueur en constante évolution

Assurer sa conformité aux normes en vigueur :

• Réduire le risque que les documents soient consultés par du personnel non autorisé et s’assurer de respecter les périodes de conservation des documents RH prescrites par la loi.
• Respecter les délais de conservation prescrits par la loi en définissant la durée de conservation des documents
• Assurer la protection et l’utilisation transparente des données personnelles et salariales des employés (RGPD)
• Simplifier le traitement des exigences en matière d’audit des ressources humaines
• Conserver une liste de contrôle de conformité des RH